Czego się obawiają klienci korzystający z outsourcingu?

Co najczęściej słyszymy od klientów, którzy korzystają z outsourcingu?

• Moje poufne i wrażliwe dane zostają przekazane dla firm zewnętrznych.
• Będę miał przestoje w działalności firmy z powodu awarii sprzętu.
• Pracownicy nie mogą normalnie pracować podczas gdy są wykonywane usługi serwisowe.
• Trzeba stale płacić firmie za usługi, ich serwisanci ciągle przebywają w firmie i ciągle coś naprawiają.
• Dlaczego muszę płacić tak dużo za umowę dla zwykłego serwisu komputerowego?

Pewnie myślisz, że ostatnie pytanie jest w tym wszystkim najważniejsze, przecież zawsze chodzi o pieniądze i żeby ich za dużo klient nie wydał.

Wiem dlaczego trzeba tyle płacić za outsourcing usług IT.

Zanim jednak Ci to powiem i zdradzę tajemnicę dlaczego to tyle kosztuje, porozmawiajmy najpierw o danych i pierwszej wątpliwości klientów.

W branży IT są wypracowane sprawdzone sposoby zabezpieczające Twoje poufne informacje. Obecne rozwiązania informatyczne precyzują autoryzację, dostępy i każde logowania do sieci. A same dane? Najczęściej w ramach usług outsourcingu firmy informatyczne z branży IT proponują swoim klientom dodatkowe zabezpieczenia i specjalne procedury archiwizacji danych.

Procedury i sposoby których bardzo często ich klienci nie mają wdrożonych w swoich przedsiębiorstwach. Warto przy podpisywaniu umów outsourcingowych zapytać czy archiwizacja Twoich danych jest dodatkowo zapewniona. Przestrzeganie procedur archiwizacji cyfrowych danych często jest skomplikowana i dość uciążliwa dla Twoich pracowników. Zdarza się, że ze względów wygody pracy nie zrobią kopii i narażają Twoją firmę na niebezpieczeństwo. Znasz na pewno takie przypadki.

Niebezpieczeństwo wycieku danych łatwiej jest zabezpieczyć w przypadku podpisania umowy z firmą zewnętrzną niż ze swoim własnym pracownikiem, od którego można dochodzić odszkodowania co najwyżej w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Pytaj swoich usługodawców o bezpieczeństwo Twoich danych. Czy działają zgodnie z najnowszymi przepisami i czy przewidują wszelkie niebezpieczne dla Twojej firmy scenariusze i możliwości utraty tych danych. I czy są przygotowani aby im przeciwdziałać.

Druga obawa, przestoje w firmie. Systematyczne przeglądy okresowe sprzętu uchronią Cię przed przestojami. Czy dbasz o swój samochód i jeździsz do serwisów tylko wtedy gdy odmówi posłuszeństwa? Zapewne nie tylko. Nie czekasz aż się całkowicie coś popsuje, tylko systematycznie odwiedzasz serwis i robisz przegląd hamulców, wymieniasz olej sprawdzasz oświetlenie itp. To wszystko robisz aby stale i bez przerw korzystać z samochodu.

Podobnie powinieneś postępować ze swoim sprzętem komputerowym. Zamawiaj w firmie outsourcingowej systematyczne przeglądy w ramach umowy. Proś jednak nie tylko o czyszczenie wiatraków i komputerów z kurzu.

Pamiętaj o najważniejszym! Zleceniu zrobienia kopii danych i zleceniu sprawdzenia sprawności i „kondycji” dysków twardych komputerów. To na nich są te dane zgromadzone. To najczęściej o tym wszyscy użytkownicy zapominają albo żyją w nieświadomości, że trzeba coś takiego zrobić. O profilaktyce i badaniu dysków. One też mogą być wysłużone jak samochód i przestać działać dosłownie w jednej chwili.

A co zrobić jak jednak sprzęt się zepsuje mimo przeglądów, które planowo przeprowadzasz. Jest i na to rada. Sprzęt zastępczy. Nic prostszego – możesz wymagać w umowach jego dostarczenia i zapewnienia ciągłości pracy, bo przecież komputery to tylko urządzenia mechaniczne i zdarza im się odmówić posłuszeństwa w najmniej oczekiwanym momencie.

Kolejny problem, zabieranie czasu pracy pracownika, rozwiązujemy inaczej.

Są naprawy w przypadku których komputer musi być zabrany do serwisu, ale wtedy masz rozwiązanie w postaci sprzętu zastępczego. A pozostałe usterki? Dzisiaj około 70 % napraw naszych konsultantów u nas w serwisie jest wykonywane zdalnie poprzez połączenie internetowe specjalistycznym oprogramowaniem. Nie ma konieczności wizyty serwisanta u klienta w firmie. Niektóre prace jesteśmy też w stanie zaplanować i wykonać poza godzinami pracy Twoich pracowników.

Archiwizacja lub sprawdzanie dysków komputera, czynności angażujące komputery pracowników, mogą być wykonane nawet w nocy, a raport jest dostępny na mailu z rana. Pracownik nie jest angażowany przez technika do wykonanie tych czynności.

A co z ostatnią obawą, że serwis komputerowy ciągle jest w twojej firmie i ciągle coś naprawia i angażuje Wasz czas. Jeśli tak jest to … może trzeba zmienić ten serwis.

Z tym wiąże się też sprawa płacenia za takie usługi. Obiecałem Ci, że powiem dlaczego trzeba tyle zapłacić za usługi outsourcingowe IT, bo najczęściej klienci zapominają po co się płaci, a właściwie za co się płaci firmą komputerowym.

Często słyszymy „ostatnio byliście tutaj dwa miesiące temu, a my musimy Wam płacić za każdy miesiąc! Za co? Przecież Wy nic nie robicie!”

Płaci się właśnie za to, żeby nas nie było u Ciebie w firmie, a żeby sprzęt działał bez problemowo i bez żadnych usterek. Zastanów się – może nas nie ma w Twojej firmie dlatego, że dobrze Cię obsługujemy i nie mamy potrzeby wizyt bo wszystko dzięki naszej pracy i obsłudze działa bezawaryjnie.

Może to jest to za co płacisz. Za poprawne działanie bez wizyt serwisantów. Idealne warunki pracy za które warto czasami zapłacić krocie

Mam nadzieję, że tak myślą zadowoleni z naszych usług przedsiębiorcy i właściciele firm.

Ile warte jest dla Ciebie spokój i bezpieczeństwo? Pamiętaj o tym jak będziesz następnym razem negocjował cenę takich usług. Wolisz dobrze zapłacić i nie widzieć serwisu czy oglądać stale kręcących się po firmie obcych i ciągle coś naprawiających przy komputerach?

Arkadiusz Zamarja