Arkadiusz Zamarja www.ekademia.pl/ @arekzam
W ubiegłym roku pisałem, że tematem numer jeden wśród Przedsiębiorców są pliki JPK
(zobacz tutaj: bitconsulting.pl/blog/ar...)
A co na początku 2019 roku jest takim tematem na czasie?
Digitalizacja akt pracowniczych czyli popularnie zwane e-Teczki.
Od 1 stycznia 2019 roku weszły w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Według nowych przepisów jako pracodawca będziesz miał możliwość wyboru prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej albo papierowej.
Przejście z formy papierowej na elektroniczną jest teoretycznie proste. Ma nastąpić poprzez skany oryginałów dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Właśnie niby proste, tylko kto zapłaci za poświęcony przez ludzi czas na te operacje.
Co się zmieni w aktach osobowych po 1 stycznia 2019 r.?
Według nowych przepisów, akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części, a nie jak obecnie - 3 części.
Czyli czeka Ciebie lub Twoją kadrową, może księgową sporo pracy, gdyż musisz zamienić teczki pracowników na nowe z częściami:
- część A - z dokumentami sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplomy itp.).
- część B - dotyczy dokumentów związanych z obecnym zatrudnieniem pracownika (umowy, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP).
- Część C - mają być przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach
- i Nowa część D - to dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.
Dodatkowo pracodawca będzie i tak miał obowiązek prowadzenia pozostałej dokumentacji np. ewidencja czasu pracy. Czyli jednak nie wszystko można zrobić cyfrowo.
Co zyskasz wprowadzając e-Teczki?
Obecnie obowiązuje nas jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Po przejściu na e-teczki cyfrowe, będziesz mógł przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył również pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Pracownicy zyskują m.in. większe bezpieczeństwo przechowywania swoich danych.
Tracisz oczywiście na poświęcenie czasu na te operacje... no i zapewne masz wkurzoną księgową, bo to one najczęściej dostaną tę pracę, za którą ciężko się rozliczać.
Jak możesz ułatwić sobie digitalizację dokumentów?
Nie ulega wątpliwości że docelowo, jeśli przejdziesz na e-Teczki to w formie elektronicznej to odciążysz dział kadr i HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą dokumentacji pracowniczej.
Może Ci w tym pomóc odpowiednie oprogramowanie, które w spełnia wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.
Proces przejścia na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej stanowi nie lada wyzwanie dla działów kadr, jednakże w dłuższej perspektywie czasu przyniesie on korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Z uwagi na nowe obowiązki związane z prowadzeniem akt osobowych, ilość dokumentów będzie stale przybywać, zatem jest to najlepszy moment, aby podjąć decyzję o przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą.
Na decyzję masz czas do ….
Zacznij się już przygotowywać do tego procesu.
Potrzebujesz pomocy w przygotowaniach?
Pomagamy Przedsiębiorcom dostosować firmę do nowych przepisów.