3 proste strategie w poszukiwaniu skutecznych rozwiązań problemów [Piotr Zabijak]

Autor artykułu: Piotr Zabijak
Od 8 lat zawodowo związany z ITIL i ITSM w obszarze Service Suport (z certyfikacją znajomości). Poprzez projekt ITILManager.pl propaguje zalety dobrych praktyk ITIL, udostępnia wiedzę oraz doradza w zakresie strategii wdrażania.

Epoka wiedzy a rozwiązywanie problemów

W epoce agrarnej i przemysłowej ludzie byli wynagradzani za pracę, gdzie kwalifikatorem z reguły była ilość. W epoce informacyjnej, w większości przypadków też tak jest, ale oprócz tego jest całkiem duża grupa ludzi, którzy są dobrze nagradzani za to, że dostarczają wiedzę i narzędzia, które pomagają rozwiązywać problemy.

E-biznes doskonale wpisuje się w ten obszar działalności, gdzie ciągle poszukiwane są metody identyfikacji i rozwiązywania problemów. Sprzyja temu sieć, gdyż dostęp do informacji jest tak powszechny i jest ona serwowana w takich nadmiarze, że często powstaje tzw. ‘szum’, czyli trudność wychwycenia informacji prawdziwych, wartościowych od nieprawdziwych i nie wartościowych. Ewoluujemy stopniowo z epoki informacyjnej do epoki wiedzy.

Kariery osób, które wybijają się ponad przeciętność i zarabiają najlepiej, przebiegają wg. szablonu: praca nagradzana regułami ilościowymi, podczas której nabywa się kompetencje i doświadczenie. Z czasem pracownik zyskuje zdolności rozwiązywania coraz bardziej złożonych problemów, zostaje specjalistą lub ekspertem – wiąże się to z awansami i wyższymi zarobkami, przestaje liczyć się czas pracy, a zaczyna zdolność podejmowania decyzji i efekty tego, jakie te rozwiązania przynoszą czyli skuteczność oraz to ile klienci zapłacą za te rozwiązania.   

Jest wiele osób które to sobie uświadamiają, więc konkurencja na tym polu też zaczyna być większa. Aby sprostać temu i wyprzedzać konkurencję trzeba dołożyć do tego kreatywność, innowację oraz opracowywać systemy biznesu, które będą gwarantować zyski i sukces. Do tego nie zawsze konieczne są pieniądze. Twoim największym aktywem jest Twój umysł i zdolność do poszukiwania do współpracy jeszcze lepszych umysłów.

W podejściu systemowym, gdzie konieczna jest analiza przyczyn problemu i znalezienie rozwiązania, które wyeliminuje przyczynę często nie ma zastosowania wybór (decyzja) tylko sprawdzony schemat dojścia do celu. Liczy się często wiedza ekspercka i gotowe procedury.

Strategie w podejściu do rozwiązywania problemów

Jak więc wypracować tą umiejętność, aby skutecznie podejść do każdego problemu i rozwiązać go? Poniżej przedstawiam 3 proste strategie które pozwolą, w miarę nabywania doświadczenia w ich wykorzystaniu, podejść na chłodno do każdego problemu i rozwiązać go.

Strategia I: Definicja

Poznaj swojego ‘przeciwnika’. Zdefiniuj problem. Zapisz co jest jego istotą, niekorzystną cechą, najbardziej niepożądanym aspektem. Spójrz swoimi oczyma na całą sprawę, obejrzyj ten problem z perspektywy obserwatora, osoby postronnej – nie zaangażowanej emocjonalnie. Czy są jakieś szczegóły sytuacji, które wcześniej nie zostały uwzględnione? Może spojrzenie z perspektywy grupy, której reprezentantów problem może dotyczyć pozwoli właściwie go ocenić. Wraz z perspektywą może zmieniać się zarówno definicja jaki i emocje.

Problem, który wydaje się być duży i złożony może paraliżować swoim oddziaływaniem, siłą i zakresem. Rozbij go na mniejsze, dające się zdefiniować części – zajęcie się krok po kroku mniejszymi elementami doda Ci pewności siebie, satysfakcję z odniesionego sukcesu i zachętę do dalszych działań. Na osobnej kartce zapisz 3 przychodzące Ci do głowy sposoby działania.

I tu dochodzimy do dwóch sposobów postępowania. Jedna sugeruje wyrzucenie kartki, gdyż to, co jest zapisane to rutynowe myślenie i emocje, a tylko kreatywne, nowe schematy myślenia mogą okazać się skuteczne. Sprawdzisz to zadając sobie pytania:

• Czym można daną istotę problemu/cechę/aspekt zastąpić?
• Na co ją zamienić lub obejść, a może z czymś połączyć?
• Jak można to wykorzystać, aby obrócić w pozytyw?  

Druga ‘szkoła’ zaleca wypisanie minimum 20 sposobów rozwiązania problemu. Dopiero te w drugiej dziesiątce mogą się okazać wartościowe i warte rozważenia.

Tak, czy inaczej ‘ziarno’ dotyczące rozwiązania problemu zostało zasiane zarówno w świadomości, jak i podświadomości.

Strategia II: Dystans  

Czy Twoja postawa, zachowanie, emocje zdradzają, że trapi Cię problem? Fizjologia napędza emocje, a emocje wpływają na fizjologię i koniec końców jesteś w pułapce. Twój umysł lubi radość i ciekawość, smutek blokuje kreatywność. Powiedzenie „muszę się z tym przespać” – to dobra rada w takim przypadku.

Zadając pytania i patrząc na zdefiniowany problem z różnych stron uruchamiasz podświadome zasoby i wiedzę, a to może podsunąć Ci rozwiązanie jedynie wtedy, kiedy emocje są wyciszone i nie starasz się na siłę dojść do wyjścia.

Jest wiele prawdy w jednym z elementów negocjacyjnego systemu Campa – wg. zasady wahadła, która mówi, że najlepiej jest  myśleć i działać kiedy wahadło jest w pozycji prostopadłej, wychylenia w jedną bądź drugą stronę (zarówno graniczne stany pozytywne i negatywne) nie sprzyjają dobrym decyzjom i działaniom. Zdystansowanie się od sprawy, obejrzenie komedii, zmiana otoczenia itp. działają na mózg odświeżająco i wpływają na usprawnienie procesów myślowych.

Strategia III: Działanie  

Odpowiedz na pytania, pomyśl i działaj.

Nie zawsze musisz mieć wszystkie dane – masz cel, przygotowane propozycje rozwiązań więc działasz. Korygujesz swoje działania w zależności od rezultatów będąc cały czas w ruchu: nie da się kierować rowerem lub skręcać na nartach nie będąc w ruchu – działanie daje siłę, motywację, przyspieszenie. To podstawowy punkt odniesienia.

W samym już działaniu nie musisz być oryginalny. Liczy się skuteczność. Pamiętaj, że najgorzej uczyć się na własnych błędach, lepiej na cudzych, a  najlepiej na cudzych osiągnięciach. Poszukaj więc podobnych działań i rozwiązań w Internecie lub u konkurentów. Modyfikuj, testuj, dostosowuj i sprawdzaj, czy problem został rozwiązany. Stwórz grupę ludzi, którzy pomogą i doradzą Ci, co zrobić i co poprawić.

Twórz schematy, bazę wiedzy i zapisuj rodzaje działań oraz efekty, jakie przyniosą. Jeśli stworzysz z tego nawyku swój styl pracy, to pozwoli Ci szybciej stać się ekspertem, osobą skuteczną i niezastąpioną, a tym samym dobrze wynagradzaną. Swoją wiedzę będziesz mógł wykorzystywać na wiele sposobów.

Podsumowanie

Każdy problem ma rozwiązanie lub wiele rozwiązań. Działając według powyższych strategii pamiętaj o dobrym humorze. Problemy to część Twojego życia. Nie unikaj ich, gdy się pojawiaj, ale stawiaj im czoła w pozytywny sposób. Ciesz się z tego, że masz okazję do rozwiązania kilku problemów, bo to oznacza że żyjesz, a wtedy możesz osiągnąć wszystko.