Basecamp: proste i zdalne zarządzanie projektami

Jestem właścicielem lub współwłaścicielem wielu projektów internetowych. Niektóre to jednorazowe zlecenia, inne to wieloletnie e-biznesy lub po prostu powtarzane co jakiś czas szkolenia.

Zapanowanie nad ogromem informacji, planów, ustaleń, zmian stało się dla mnie tak uciążliwe, że część z moich projektów odczuła zupełny brak zainteresowania z mojej strony.

Dzień CNEBa

Od dłuższego czasu zastanawiałem sie, jak nad tym wszystkim zapanować. Myślałem o podzieleniu tygodnia na dni, w których pracuję tylko nad jednym lub jedną grupą projektów. Ale to jest nierealne. Codziennie pojawiają się nowe problemy, nowe potrzeby, nowe pomysły i trudno wyłączyć się zupełnie albo mówić klientom - jestem dostępny tylo w czwartek.

Zdecydowałem się jednak wprowadzić jednak przynajmniej 1 dedykowany dzień dla CzasNaE-Biznes. Ze względu na fakt, że w poniedziałki są audycje Radio CNEB, tym dniem jest poniedziałek.

Niemniej jednak uważam, że jest to podział sztuczny i już w pierwszy taki poniedziałek poświęciłem ze 3 godziny na robienie rzeczy zupełnie niezwiązanych z tematem.

Zdalni (współ)pracownicy

W przypadku małych firm szanse na zbudowanie wartościowego zespołu siedzącego po 8 godzin dziennie w 1 lokalu są niewielkie. Większość moich współpracowników i pracowników to ludzie oddaleni przynajmniej 300 km ode mnie. Współpracujemy więc zdalnie.

Powiem szczerze - nie jestem fanem pracy zdalnej. Uważam, że ma znacznie więcej wad niż zalet. Do najważniejsych wad zaliczam:

1. uciążliwy kontakt - mimo telefonów, Skype, maila czy Gadu-Gadu - kontaktowanie się ze zdalnymi współpracownikami jest uciążliwe.
    
2. trudne zarządzanie wiedzą i ustaleniami - wspomniane technologie sprawiają, że ustalenia i założenia poczynione w projekcie są rozsypane po wielu programach, czasmi wielu komputerach. Nierzadko zdarzają się więc kłopoty z komunikacją.
    
3. trudne wyjaśnianie istoty sprawy - mimo możliwości udostępnienia pulpitu poprzez Internet, zrzutom ekranu, możliwości prowadzenia rozmów głosowych za darmo, tłumaczenie swoich potrzeb i pomysłów na odległość nierzadko jest wyjątkowo uciążliwe i czasochłonne.
    
4. kontrola czasu pracy - kolejny problem, którego rozwiązanie pochłania zbyt wiele zasobów.

Oczywiście są i zalety, ale osobiście wolałbym mieć wszystkich współpracowników w 1 miejscu. Uważam, że produktywność wzrosłaby przynajmniej o 50%.

Co z tym zrobić?

Jeśli od problemu nie można ucieć, trzeba go rozwiązać. Z pomocą przychodzą systemy do zarządzania projektami.

Takich systemów jest cała masa. Są systemy płatne i darmowe, bardzo rozbudowane i bardzo proste.

Nie mogę powiedzieć, że przetestowałem ich niezliczoną ilość, ponieważ przetestowałem tak naprawdę 2 rozwiązania, z czego 1 mnie do siebie przekonało.

Basecamp

Firma 37signals stworzyła kilka bardzo ciekawych aplikacji w systemie ASP (tj. hostowanych na ich serwerach). Wszystkie aplikacje łączy jedna idea: mało funkcji. Założyciele firmy uznali, że ich produkty będą miały mniej funkcji, niż konkurencja.

Dlaczego? Ponieważ dzięki temu ich produkty są niesamowicie użyteczne.

Całkiem niedawno, przypadkowo, poprzez artykuł o tej ideologii tworzenia aplikacji trafiłem na system Basecamp http://www.cneb.pl/basecamp i z miejsca się zakochałem.

W tym momencie powoli migruję ze wszystkimi projektami na swoje konto w Basecamp.

Dlaczego ten system jest tak fantastyczny? Ponieważ w bardzo jasny i przejrzysty sposób pozwala zarządzać wieloma projektami z 1 panelu administracyjnego.

Nie ma tutaj żadnych fajerwerków. Tylko:

1. lista ostatnio dodanych/ zmienionych rzeczy na stronie głównej
2. kalendarz ze zbliżającymi się terminami na stronie głównej
3. blog z możliwością komentowania, gdzie prowadzimy dyskusje
4. lista rzeczy do zrobienia
5. kroki milowe - czyli terminy
6. edytor dokumentów
7. czat

Niby nic specjalnego, a jednak jest to bardzo dobrze przemyślana lista funkcji i bardzo przyjaźnie dla użytkownika to wszystko zaimplementowano.

Niewątpliwie najsilniejszym elementem Basecamp jest edytor dokumentów, który pozwala wielu osobom na pracę nad jednym dokumentem z zachowaniem wszystkich wcześniejszych wersji i możlwością ich porównania ze sobą - tak jak w Word. Z ciekawostek warto zaznaczyć, że lista dokumentów zawiera kropki obok każdej wersji, których wielkość oznacza ilość zmian w dokumencie.

Kolejną bardzo prostą ale bardzo użyteczną funkcją jest opcja zapamiętywania danych do logowania. Dzięki temu po ustawieniu adresu mojego konta w Basecamp jako strony startowej, przy każdym włączeniu przeglądarki wiem od razu, czy nie zbliża się jakiś termin albo czy moi współpracownicy czegoś nie dodali.

Opcję tę docenią zwłaszcza użytkownicy Firefoxa, który ładuje stronę domową tylko przy włączeniu przeglądarki a nie przy każdorazowym otworzeniu nowego okna czy zakładki, jak to ma miejsce np. w Internet Explorerze 6.

Opisywanie pozostałych funkcji nie ma większego sensu, ponieważ są one zilustrowane w formie statycznej i prezentacji wideo na stronie głównej projektu. Tam też można założyć sobie darmowe konto pozwalające na prowadzenie 1 projektu.

Darmowa i płatna alternatywa dla Basecamp

Koszt Basecamp jest na tyle niski, że nie chce mi się szukać niczego darmowego, co mogłoby zaoferować mi podobną prostotę obsługi i funkcjonalność.

Niemniej jednak możesz zainteresować się  darmowym systemem TUTOS http://www.tutos.org. TUTOS jest pierwszym z testowanych przeze mnie systemów. Ma absolutnie wszystko, co mógłby zapragnąć projekt manager i... jest tak bardzo nieprzyjazny w użytkowaniu, że zraził mnie do systemów pracy grupowej na dobre kilka miesięcy. Zapewne można go mocno zindywizualizować, ale szkoda na to mojego czasu i pieniędzy.

Inne płątne i darmowe aplikacje znajdziesz na stronie http://www.hotscripts.com/PHP/Scripts_and_Programs/Groupware_Tools/index.html

Podsumowując

Jeśli podobnie do mnie jesteś skazany na zdalną pracę i zarządzanie wieloma projektami, poważnie rozejrzyj się za systemem do pracy grupowej. To pierwsza rada.

Druga rada jest taka: szukaj najprostszego systemu, który ma najważniejsze dla Ciebie funkcje. Im więcej funkcji - np. procent ukończonego zadania - tym więcej czasu zajmie Ci zarządzanie systemem do zarządzania projektami, a tym mniej będziesz go miał na właściwe zarządzanie i pracę.

Osobiście jestem zafascynowany Basecamp http://www.cneb.pl/basecamp i mam ogromną nadzieję, że w dużej mierze rozwiąże on moje problemy.