Nie ufaj pamięci

Czy spotkania z partnerami, projekty do wykonania i inne tego typu działania są kluczowe dla e-biznesu? Czy można sobie pozwolić na zaniedbanie naszych obowiązków? Większość z Was odpowie "Nie". Jeśli nie, to dlaczego często zdajemy się na naszą pamięć? Dlaczego powierzamy ludzkiej pamięci pamiętanie o ważnych zadaniach? Ludzka pamięć to najbardziej nieprzewidywalny nośnik informacji. Gdy coś jest nieprzewidywalne, to nie jest godne zaufania... tak przynajmniej powinno być.

Ludzie zazwyczaj ze zwykłego lenistwa nie notują swoich zadań i pomysłów. Wierzą swojej pamięci.

Jakie są tego skutki? (1) Tracimy cenny czas na przypominanie sobie genialnego pomysłu, który wczoraj wieczorem przyszedł nam do głowy. (2) Gubimy bezpowrotnie część informacji lub gubimy je w kluczowych momentach. (3) Przeciążamy pamięć, co wzmaga tracenie coraz większej ilości informacji i widoczne zmęczenie organizmu.

Co w rezultacie otrzymujemy? Spadek wydajności, pogorszenie stanu zdrowia i w skrajnych przypadkach utrata... stanowiska/ firmy.

Nie przesadzam. Większość ludzi nawet nie wyobraża sobie, jak wielkie ilości informacji muszą magazynować i jakie jest to obciążenie dla nich.

Osoby na wysokich stanowiskach siłą rzeczy dochodzą do tego, co chcę Wam wpoić. Osoby te odciążają swoją pamięć, przenosząc zadanie pamiętania na sekretarki i najróżniejsze terminarze/ notesy. Zrzucają informacje na nośniki pewne i zapewniające szybki dostęp do magazynowanych informacji. Kochane panie sekretarki - nie jesteście nośnikami, tylko osobami bezpośrednio z nich korzystającymi. Warto zaobserwować, jak pracują sekretarki. Kto widział sekretarkę, która trzyma plan spotkań szefa w pamięci? Sekretarki notują.

NOTUJĄ! Tego masz się nauczyć - notowania wszelkich zadań i pomysłów. Każdy pomysł, zadanie i inną ważną informację notuj. Notując, gwarantujesz sobie "pamiętanie" o wszystkim. Zapewniasz sobie spokój. Zwalniając pamięć, udostępniasz tym samym większe zasoby wykonywanej aktualnie czynności.

Kup sobie duży notes (nie terminarz). Notuj linia po linii wszystkie istotne informacje. Nie zastanawiaj się, czy je wykorzystasz - NOTUJ. Notuj każdą informację w nowej linii. Dobrym pomysłem jest poprzedzanie każdej notki kratką, w której odznaczysz nieaktualną informację.

Samo notowanie nie wystarcza. Musisz sobie opracować system, który będzie dzielił informacje na grupy. Ja dla przykładu każdy pomysł na nowy artykuł poprzedzam słowem ARTYKUŁ (drukowanymi literami) - proste, a bardzo skuteczne.

Prowadząc e-biznes sam notes Ci nie wystarczy. Częściej będziesz miał do czynienia z elektroniczną informacją. Przepisywanie jej na kartkę mija się z celem. Zamiast tego utwórz sobie na pulpicie kilka plików tekstowych. Każdy dotyczący innej grupy informacji + jeden dla notek o zadaniach do wykonania jak najszybciej. Muszą to być pliki tekstowe - nie dokumenty Worda, bo za długo się ładują. Umieść na pulpicie dodatkowo skrót do notatnika.

Notuj wszystko. Pracuj nad systemem notowania. Natychmiast kasuj/ odznaczaj wykonane zadanie.

Informacjom nadawaj zrozumiałe dla Ciebie tytuły i, jeśli to konieczne, dopisz obok hasła dotyczące notki.

Na koniec jeszcze jedna ważna wskazówka. Notując nie stosuj ŻADNYCH reguł. Używaj języków, określeń i symboli, które najszybciej i najlepiej oddadzą ideę informacji. Twoja notka jest dla Ciebie.

Dobrze Ci radzę, naucz się notować. Dla zwiększenia wydajności możesz sobie pozwolić na zapominanie o informacjach, które zapisałeś. Oczyszczając swój umysł ze wszystkiego co nie jest w danym momencie potrzebne, lepiej się skupisz na pracy, miło spędzisz wolny czas i w końcu się wyśpisz.

Aneks

24 listopada 2001 r. napisałem aneks do tego artykułu. Nie zmienia on głównego przesłania, ale wprowadza pewne dodatkowe informacje, o których dowiedziałem się poźniej.

Zobacz Aneks.